Lageroptælling – Sådan undgår du panik før årsskiftet

Måske kender du det? Lageroptælling og panik før årsskiftet. Men sådan behøver det ikke være. Læs her, hvordan du kan undgå stress og jag i slutningen af året og nyde din velfortjente jule- og nytårsferie.

Hvad siger reglerne

De fleste af de 175.000 selskaber, hvis regnskabsår følger kalenderåret, tæller deres lager op i slutningen af året. Men det er ikke reglerne, der kræver dette.

Derimod siger Bekendtgørelse om krav til det skattemæssige årsregnskab m.v i §14 følgende:

“Såfremt lagerbeholdningen til enhver tid kan opgøres på grundlag af et betryggende ført lagerregnskab eller lignende, kan den fysiske optælling ske på andre tidspunkter end ved regnskabsårets udløb.”

Der er altså mulighed for at nyde en velfortjent jule- og nytårsferie, i stedet for at bruge årets sidste dage på et støvet arbejde med lageroptælling. Men det kræver ”et betryggende ført lagerregnskab”. Eller med andre ord: at I har styr på tingene.

Sådan får du styr på cyklisk lageroptællingen

Hos vores samarbejdspartner Reitan Distribution har de gode erfaringer med løbende lagertælling, og de deler på den måde arbejdet op i mindre bidder.

Allan Ravn, Operations Manager hos Reitan Distribution, fortæller: ”Vores lageroptællinger kører ”cyklisk” ved at plukker kalder opfyld ved pludselig mangel eller kø på truckjobs. Truckføreren laver optælling af plukplads ved opfyldning for at se, om den er i nul eller et givent antal skal videreføres som rest på ny-opfyldning?”

Reitan Distribution har endvidere valgt at lægge en spærre på max. antal for disse optællinger. Således at der ved større afvigelser skal en assistent ind over for mulige fejl – pluk eller vm.

Allan Ravn fortsætter: ”Periodevis kører vi optællinger for lokationer for at scanne for ”black-holes” –  dvs. fejl fra vm-placering eller -opfyldning. Eller WMS-fejl, hvor transaktion/data spor fejler – eksempelvis efter et nedbrud.”

Følg klare retningslinjer og praktiske råd

For at undgå fejl ved optællingen er det vigtigt med klare retningslinjer for, hvordan optællingen i praksis foretages. Så du undgår, at påvirke årets resultat i forkert retning.

Et eksempel på gode retningslinjer er at tælle fra øverste venstre hjørne på en reolvæg og ned. Ved et større lager er det god praksis at opdele i lokationer eller undergrupper. Ligeledes skal man have faste procedurer for ukurante varer og deres værdiansættelse.

Vælger man i stedet den fulde optælling, så er der hjælp at hente fra langt de fleste lagerstyringssystemer, som har denne funktion som standard.

Her har vi et par gode praktiske råd:

Hvis der optælles ud fra lister (ikke på skanner):

  • Udskriv aldrig større lister end optæller kan tælle op på f.eks. 1 time, så optæller kan se enden på opgaven. Listerne skal tastes ind i systemet, og det tager tid.
  • Overvej om antal fra systemet skal fremgå af listerne. Ofte er det ikke nødvendigt, at tælle artikler helt ned til enkeltstyk, og fejlmargin bliver markant større. Faren er dog at optæller blot accepterer – uden at lave et tjek af den reelle beholdning.
  • Inddel listerne logisk, så optæller ikke skal op/ned i f.eks. reoler med truck for at tælle et område op. Start f.eks. med nederste niveau, og arbejd derefter opad i reolerne.
  • Sørg for et praktisk clipboard til arbejdet.
  • Hold styr på hvilke lister der er sendt ud med hvilke plukkere – og om de er kommet retur.
  • Lav også en liste over tomme pladser – der kan være placeret gods ved en fejl.